Van switchboard naar VoIP telefooncentrale

Op het gebied van telefooncentrales is er de laatste jaren erg veel veranderd. Het leek mij wel eens leuk om terug in de tijd te gaan. Persoonlijk ben ik te jong om mij nog veel van de traditionele telefonie technieken te herinneren en ik denk met mij velen. In dit blog ga ik dieper in op de traditionele telefooncentrale om vervolgens uit te leggen wat de nieuwe VoIP telefooncentrale kan. 

Hoe ging het vroeger?

Vroeger was een telefooncentrale eigenlijk een ontzettend groot bedieningspaneel. Een telefoniste bediende dit paneel handmatig om de juiste verbindingen tussen mensen te leggen. Bij dit bedieningspaneel zat een telefoonhoorn, via deze telefoonhoorn gaf de beller door wie hij wilde spreken. Op deze manier kon de telefoniste de beller doorzetten naar de juiste persoon.

Bij een handmatige telefooncentrale eindigen alle telefoonlijnen op zogeheten klinken. Klinken zijn de aansluitingen op een verticaal paneel. Onder dit verticale paneel stond vaak een tafel met koorden en stoppen die in de klinken paste. Bij al deze koorden hoorde een sleutel, een soort schakelaar. Wanneer de telefoniste tegen een sleutel drukte kon ze met de beller een lijn opzetten. Als je dit interessant vindt geef ik aan het einde van dit blog een extra uitleg. Voor nu gaan we over op de moderne telefooncentrales.

voIP telefooncentrale

Tegenwoordig gebruiken bedrijven over het algemeen geen speciale panelen meer. Telefonie gaat meer en meer via het internet. Een moderne VoIP centrale is eigenlijk niets meer dan een server met juist geconfigureerde software. In desoftware staat geprogrammeerd wat er moet gebeuren als iemand belt of gebeld wordt. De nieuwe VoIP centrale brengt heel wat voordelen met zich mee. Enkele voordelen zijn:

De locatie

Doordat alle toestellen communiceren via het netwerk ben je niet meer plaats gebonden. Hierdoor is het mogelijk om verschillende locaties samen te laten werken met dezelfde telefooncentrale.

Het aantal aangesloten toestellen

Doordat telefoons vroeger echt aangesloten zaten op een telefooncentrale, had je een maximum aantal telefoons. Bij een moderne VoIP centrale melden we de telefoons aan op de centrale. Het enige waar je wel op moet letten is de bandbreedte, de belasting op de server en op het netwerk.

Gemakkelijk verplaatsen en aansluiten van nieuwe apparaten

Het aansluiten en verplaatsen toestellen is veel eenvoudiger gemaakt. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld van werkplek verwisseld, hoeft hij alleen zijn VoIP telefoontoestel mee te nemen naar de nieuwe werkplek. Vervolgens is het een kwestie van aansluiten op de nieuwe werkplek en de medewerker is weer up en running.

Minder kabels

Per werkplek zou je genoeg hebben aan maar 1 netwerk aansluiting. De telefoons en computers kunnen de netwerkverbinding delen.

Er zijn ook veel financiële voordelen maar daar ga ik in dit blog niet dieper op in. Naast voordelen heb je bij de nieuwe centrales natuurlijk ook nadelen. Het grootste probleem waar je tegen aan kan lopen met de telefooncentrales is:

Netwerkstoring

Mocht er onverhoopt een netwerkstoring voordoen, dan kan je ook niets meer met de telefoons. Dit probleem is wel weer te ondervangen door bijvoorbeeld een back-up netwerklijn. Over het algemeen kun je zeggen dat je nog iets afhankelijker wordt van het internet. De ondersteuning van de welbekende ISDN techniek stopt daarom ook pas in 2019. Het vertrouwen in de technologie achter VoIP is nu zo groot dat de overstap veilig te maken is. 

Automatiseren van de moderne VoIP centrale

Bij VoIP telefooncentrales is alles eenvoudiger te automatiseren. Eigenlijk kan je het zo gek niet bedenken of het is mogelijk. Hieronder drie veel gebruikte oplossingen.

Tijdschakelingen

Is het bedrijf geopend van bijvoorbeeld 09:00-18:00? Dan kan je een tijdschakeling instellen.

In een tijdschakeling geef je dan aan dat tussen 09:00-18:00 alle telefoontjes doorgestuurd worden naar de receptie. En wanneer je buiten deze tijd belt krijg je bijvoorbeeld een bandje te horen. 

Groepen

Een andere optie die veel gebruikt wordt is het maken van verschillende groepen. Je kunt ervoor kiezen om bij het draaien van een bepaald nummer alle telefoons af te laten gaan. Een andere optie is om alle telefoons van een afdeling af te laten gaan als de gebelde persoon niet op kan nemen. Ieder bedrijf heeft eigen wensen en behoeften op gebied van telefonie, een VoIP centrale is hier uitermate geschikt voor. De flexibiliteit van deze centrales biedt onvoorstelbaar veel nieuwe mogelijkheden.

Keuze menu

Heb je verschillende afdelingen binnen je bedrijf? Dan kan je ervoor kiezen om een keuze menu te configureren. Het keuze menu krijgen mensen te horen op het moment dat ze het hoofdnummer bellen. Hierin krijgen ze bijvoorbeeld te horen: toets 1 voor klantenservice, toets 2 voor verkoop en voor alle overige vragen toets 3. Deze mogelijkheid is natuurlijk niet nieuw, maar het is wel veel gemakkelijker op te zetten. 

Extra mogelijkheden met VoIP

Naast telefoons kun je nog veel meer communicatiemiddelen beheren met de huidige telefooncentrales. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de fax en het de deur intercom te beheren via de VoIP centrale. Wanneer je bijvoorbeeld iemand belt kan deze persoon meerdere telefoons hebben, 1 thuis, 1 op het hoofdkantoor en 1 op een externe locatie. De centrale kan zo ingericht worden, dat de juiste telefoon overgaat op het juiste moment.

Een ander mooi voorbeeld is een digitaal telefoonboek. Snel en makkelijk opzoeken wie je wilt bellen, aan klikken en dan bel je automatisch met je eigen toestel naar het gekozen nummer. Dit bespaart veel van onze klanten enorm veel tijd, wij krijgen dan ook vaak zeer positieve reacties van klanten na het implementeren van onze Dialer. Voor de liefhebber ga ik hieronder nog even verder over de oude switchboards. 

Werkwijze van een switchboard

Je draaide in deze tijd nog geen telefoonnummers, als je wilde bellen moest je aan de zogeheten slinger draaien van je telefoontoestel. Hierdoor werd er een wisselstroompje opgewekt die de bel liet rinkelen in de telefooncentrale, ook ging er een lampje branden bij de centrale zodat de telefoniste kon zien door welke beller ze gebeld werd.

Nadat de telefoniste een ongebruikte stop in een klink stopte moest ze tegen de juiste sleutel drukken om haar koptelefoon te verbinden met de juiste lijn. Zo was er een directe verbinding tussen de beller en de telefoniste. Vervolgens stak de telefoniste de andere stop van hetzelfde koord in de klink van de gene die de beller wilde bellen. Door vervolgens tegen de sleutel te drukken en aan de slinger te draaien, liet de telefoniste de bel rinkelen bij degene die de beller wilde bellen. Hierna hoefde de telefoniste enkel de sleutel los te laten om de verbinding op te zetten.

Aan het einde van een gesprek moest de beller alleen nog een keer aan de slinger draaien, om het gesprek af te sluiten. Bij grotere centrales zat het natuurlijk helemaal vol met telefonistes, de werking was ook bij deze organisaties zoals zojuist beschreven. 

Heb jij nog een leuke herinnering van vroeger m.b.t. de switchboards? Of heb je vragen over VoIP? Laat dan een reactie achter!