Waarom iedereen een goede back-up zou moeten hebben

Met een back-up bedoelt men een reservekopie van gegevens die u kunt gebruiken wanneer er iets mis gaat. Met een goede back-up blijven bestanden beschikbaar na problemen zoals een brand, menselijke fouten of soft- en hardware problemen. In dit blog licht ik toe wat het belang van back-up is en hoe je dit goed kunt organiseren.

Wanneer gebruik je een back-up?

Helaas heeft iedereen het wel eens meegemaakt, een werkbestand dat door onvoorziene redenen verloren is gegaan. Gelukkig kan het menselijk brein veel van deze informatie nog oproepen en een tekst reproduceren, maar je kunt de tijd vast beter gebruiken. Met één bestand is dit vervelend, het probleem wordt echter pas écht groot als het gaat om bestanden van een heel bedrijf. De redenen dat bestanden onbeschikbaar zijn lopen uiteen. Menselijke fouten zijn hier een voorbeeld van. In alle haast kan er bijvoorbeeld per ongeluk een bestand worden verwijderd. 

Naast menselijke fouten zijn er ook externe factoren die kunnen zorgen voor dataverlies. Een aantal voorbeelden van externe factoren zijn brand, diefstal en bijvoorbeeld virussen. Bij dit soort problemen moet vaak een complete omgeving teruggezet kunnen worden.

Je kunt dus twee situaties onderscheiden waarin back-up een belangrijke rol speelt:

- Een gedeelte van de data is verloren gegaan (file recovery).
- Complete servers moeten hersteld worden (disaster recovery).

Dit zijn zaken waar onder andere over nagedacht dient te worden. Beide situaties licht ik graag even toe.

File recovery

Of het komt door een menselijk fout, een virus of defecte hardware, als belangrijke bestanden verdwijnen wil je deze terug kunnen halen. Door middel van een goede back-up is dit mogelijk, soms wel van weken geleden. Dit heeft in het verleden bij klanten al vele malen voor grote opluchting gezorgd. Logisch, want er zit soms wel uren, dagen of weken werk in een document. 

Als een back-up wordt ingericht met het oog op file recovery, is retentie (het aantal dagen dat je terug kunt gaan) en de manier van het terugzetten van deze data (eenvoud en snelheid) van belang. Bij file recovery is het van van belang dat bestanden op een eenvoudige manier teruggezet kunnen worden.

Disaster recovery

Het doel van disaster recovery is het weer zo snel mogelijk beschikbaar krijgen van een server of compleet netwerk. Dit kan bijvoorbeeld door het terugzetten van bestanden vanuit een back-up (arbeidsintensief en vaak zeer tijdrovend) of door om te schakelen naar een schaduw server.

De belangrijkste vragen bij het opstellen van een back-up procedure zijn eigenlijk, wat is het budget en hoelang mag het systeem onbeschikbaar zijn na een ramp. Feitelijk kun je een back-up vergelijken met een verzekering. Je kunt ervoor kiezen om alleen de meest waardevolle bezittingen te verzekeren, of je verzekerd alle bezittingen.

Bij een disaster recovery back-up wordt vaak gebruik gemaakt van een zogenaamde image back-up in plaats van een file back-up. Met een image back-up maak je een exacte kopie van de complete server. Met deze kopie kun je een server in 1 keer helemaal herstellen.

Wat voor soorten back-up zijn er?

De 3 belangrijkste back-up methodes zijn een volledige back-up, differentiële back-up en een incrementele back-up. Deze 3 methodes behandel ik stuk voor stuk.

• Volledige back-up

Zoals de naam al doet vermoeden wordt bij iedere back-up alle data opgeslagen. Bij het terugzetten van bestanden is dan alleen de disk nodig waar de bestanden nog op staan. Een nadeel van een full back-up is juist dat je iedere dag alle data moet back-uppen. De kans is groot dat een back-up dan erg groot wordt en het maken van deze back-up te veel tijd kost. Daarnaast heb je veel opslagruimte nodig om de back-up op te slaan, dit brengt hogere kosten met zich mee. 

• Differentiële back-up

In het geval van een differentiële back-up, maak je elke dag een back-up van alle gewijzigde bestanden sinds de laatste volledige back-up. Het maken van een back-up gaat dus sneller en neemt minder ruimte in beslag. Wanneer je bestanden terug wilt zetten heb je dus altijd de volledige back-up en de tape met de wijzigingen nodig. Het terugzetten van bestanden zal hierdoor iets meer tijd in beslag nemen.

Om ervoor te zorgen dat de dagelijkse back-up niet te groot wordt, raad ik aan regelmatig een nieuwe volledige back-up te maken.

• Incrementele back-up

Een incrementele back-up lijkt veel op een differentiële back-up. Er wordt namelijk ook eerst een volledige back-up gemaakt, daarna worden back-ups gemaakt van alleen de gewijzigde bestanden. Het verschil met een differentiële back-up, is dat alleen de data die sinds het maken van de vorige (incrementele) back-up is gewijzigd wordt meegenomen. Dit zorgt ervoor dat de hoeveelheid data nog kleiner is en de back-up dus nog sneller verloopt.  Het nadeel van een incrementele back-up is dat alle tapes sinds de volledige back-up nodig zijn voor het terugzetten van data.

Om het verschil tussen differentiële en incrementele back-up wat duidelijker te maken schets ik een praktisch voorbeeld.

Bedrijf X en Y draaien iedere vrijdag een volledige back-up. Bij beide bedrijven is helaas op woensdag door een virus het hele netwerk geïnfecteerd. In het geval van een incrementele back-up heb je dan de tapes nodig van vrijdag (volledige back-up) en van alle dagen tot woensdag. Bij een differentiële back-up heb je ook de tape van vrijdag nodig, maar is verder de tape van dinsdag voldoende om het geheel weer draaiende te krijgen. 

Test de back-up!

Draait er al een goede back-up? Dat is een goede start. Vergeet niet om regelmatig te testen of de back-up werkt. Dit kan door een bestand terug te zetten vanuit de back-up. Als dit is geluk en het bestand kan geopend worden, is alles op orde.