Hosted VoIP of een eigen centrale

Overstappen naar VoIP betekent dat er wat keuzes gemaakt dienen te worden. Er dient bijvoorbeeld nagedacht te worden over de keuze tussen een hosted centrale, of uw eigen VoIP centrale (in de cloud of lokaal). In dit blog leg ik uit wat beide opties inhouden, wat de verschillen zijn en wanneer één van beide opties de voorkeur heeft.

Bij hosted VoIP is uw centrale onderdeel van een veel grotere centrale, welke gevestigd is in een datacenter. Het kan zelfs voorkomen dat uw hosted centrale verdeelt is over meerdere datacenters. De VoIP telefooncentrale is dus gevestigd in de Cloud. Als gebruiker/beheerder krijg je vaak toegang door in te loggen op een website. Via deze website is het mogelijk om de centrale in te richten en te beheren.

Een eigen VoIP centrale werkt net iets anders

Met een eigen VoIP centrale bepaal je zelf de locatie. Je kunt ervoor kiezen een kant en klare VoIP centrale te kopen, er zelf één op te zetten of er één op maat te laten maken. Al deze genoemde oplossingen kun je  opnemen in het kantoornetwerk. Je kunt er ook voor kiezen om deze, al dan niet virtueel, onder te brengen in een datacenter.
Om de keuze goed te funderen, is het maken van een eisen- en wensenlijst van belang. Deze eisen- en wensenlijst kun je dan gebruiken bij de keuze van uw VoIP aanbieder en manier van afnemen (wel of geen eigen centrale).

Bij het opstellen van deze eisen- en wensen lijst zijn de volgende zaken zeker van belang:

- Hoeveel medewerkers moeten er kunnen bellen?
- Zal dit aantal regelmatig veranderen?
- Wordt het bedrijf vooral gebeld (helpdesk) of bellen uw medewerkers meestal zelf (call center)?
- Zijn er nog speciale functionaliteiten nodig? Denk hierbij aan keuzemenu's, wachtrijen en dag/ nacht standen. Ook koppelingen met bestaande diensten (informatie schermen) of programma's (uw CRM/ERP pakket), kunnen gewenst en dus van belang zijn.
- Hoeveel telefoonnummers worden er gebruikt?
- Gebruikt u nog een fax of frankeermachine?

Als laatste is de aanwezige kennis of het gewenste service niveau enorm van belang. Is er een systeembeheerder die deze centrale wil en kan beheren, of laat je dit liever over aan een externe partij?

Echt harde regels voor de keuze tussen een hosted VoIP of een eigen VoIP centrale zijn er natuurlijk niet. Er zijn wel wat indicaties, bijvoorbeeld het aantal medewerkers. Door de opzetkosten van een lokale VoIP centrale, adviseer ik vanaf 10 medewerkers naar een lokale centrale te kijken. Hierbij kijk ik puur naar het financiële stukje, maar dat is over het algemeen niet het enige criterium. Om het verschil tussen een hosted en lokale VoIP centrale nog wat inzichtelijker te maken vat ik een aantal voordelen samen.

Voordelen hosted VoIP centrale

1. De lage opzetkosten van hosted VoIP is het grootste voordeel. Fysiek hoeft er niets gekocht te worden, je huurt een centrale van de provider.
   
2. Je bent niet afhankelijk van de locatie waar je werkzaam bent. Hosted VoIP is bijvoorbeeld ideaal voor bedrijven met personeel dat regelmatig vanuit huis werkt.
   
3. Een hosted VoIP centrale wordt in de gaten gehouden door de provider. De provider is verantwoordelijk voor het onderhoud, beheer, ondersteuning en de monitoring.

Voordelen lokale VoIP centrale

1. De maandelijkse kosten zijn bij een lokale centrale lager. Bij hosted VoIP oplossingen betaal je vaak een bedrag per telefoon die je aansluit. Zowel eenmalig als maandelijks. Een VoIP centrale werkt met een zogenaamde VoIP-trunk. Bij een VoIP-trunk kun je het aantal beschikbare lijnen flexibel instellen.   
   
2. Met een eigen centrale kun je in eigen beheer extra extensies (telefoons) toevoegen, zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt.
3. Alle denkbare functionaliteiten zijn direct beschikbaar en kosteloos aan te passen. Dit ook vaak weer zonder extra kosten.
4. Eigen software en hardware kan eenvoudiger gekoppeld worden aan de telefoon omgeving. Je hebt de centrale immers in eigen beheer.

De keuze in de praktijk

Om het nog wat inzichtelijker te krijgen schets ik een voorbeeld van de keuze in de praktijk. Klant X heeft 10 medewerkers, allemaal met een vaste telefoon. Daarnaast zijn er nog 5 draagbare telefoons beschikbaar. Er is 1 blok van 10 telefoonnummers. De klant wil graag zijn fax per e-mail ontvangen. Op het moment dat het bedrijf niet telefonisch bereikbaar is, moet er nette melding komen met een antwoordapparaat functie. Dit antwoordapparaat dient de berichten vervolgens per e-mail naar het algemene e-mailadres te sturen. Gemiddeld genomen voert de klant niet meer dan 3 gelijktijdige gesprekken, maar geen enkele bellende klant mag een ingesprektoon horen.

In dit geval is het financieel gezien al interessant om voor een eigen centrale te kiezen. De investering is namelijk maar ? 550,00 euro meer en de maand lasten zijn ? 71,50 per maand lager. Dat betekend dat je dit verschil binnen 8 maanden hebt terugverdiend. Daarbij blijft het maandbedrag ook gelijk als er bijvoorbeeld een extra functie of telefoon aangesloten moet worden. Dit is uiteraard een hele specifieke situatie. Met dit voorbeeld probeer ik duidelijk te maken dat de keuze van veel factoren afhankelijk is. Door contact op te nemen met een specialist, is de juiste keuze vaak binnen een uur gemaakt. Bereken hier of je met VoIP geld kan besparen!